常见问题

处理步骤

1. 请客户核对收件地址，尤其是后缀和中间的特殊符号。
2. 地址无误 → 请客户通过电话/微信等其他方式联系收件人，确认：
3. 对方邮箱账号是否还存在；
4. 是否处于过期、禁用、离职销号状态；
5. 对方域名的 MX 指向是否正确。
6. 让客户换一个邮箱（如个人邮箱）测试发送，确认是否同样报错，用于区分"我方问题"还是"对方问题"。

标准话术
您好，这个退信的意思是对方地址不存在或已被停用。麻烦您先核对一下地址后缀有没有写错。如果地址确认没错，建议您通过电话或微信跟对方确认一下：他的邮箱是不是还在用、有没有被停用或者过期。对方的邮箱如果是停用状态，我们这边是发不过去的。

参考来源：网易退信大全；腾讯 20038

处理步骤

1. 明确告知客户：这是对方邮箱容量满了，不是我们的问题。
2. 请客户用其他方式联系对方，让对方清理邮箱空间后再重发。
3. 若报错指向我方容量 → 检查本企业邮箱容量配额，走 07-权限与管理.md。

标准话术
您好，这个退信说明对方的邮箱已经满了，邮件进不去。麻烦您用电话或微信通知对方清理一下邮箱空间，清好之后再发一次就可以了。您这边不用做任何调整。

参考来源：网易退信大全

处理步骤

1. 请客户压缩附件，或分批发送。
2. 建议改用云附件 / 文件中转站 / 网盘链接代替大附件。
3. 如果是 Google 等收件方限制：要么请对方提升限制，要么走云附件。

标准话术
您好，这封邮件体积超出了对方服务器能接收的上限。建议把附件压缩一下，或者拆成几封发。更推荐的方式是用云附件（文件中转站）发，正文里只放一个下载链接，这样基本不会因为大小被退。

参考来源：网易退信大全；腾讯 20044、20038

处理步骤

1. 个别客户拦 → 请客户联系对方，把发件地址加入对方白名单。
2. 如果对方已加白名单仍被拦 → 请对方系统管理员核实白名单是否生效（网易明确指出"已加白名单但仍然被拦，说明对方加的白名单无效"）。
3. 建议客户换一个方式联系对方（电话/微信），不要只靠邮件。

标准话术
您好，这个退信是对方把您的邮箱地址列入了黑名单。麻烦您直接联系对方，请他那边把您的地址加到白名单里。如果他加了还是不生效，需要请他们的系统管理员确认一下白名单设置是否真的生效了。

参考来源：网易退信大全

处理步骤

1. 判断 IP 归属：
2. 本地动态 IP（家用宽带、ADSL）→ 建议客户重启路由器更换 IP 后重试。
3. 服务器固定 IP → 需向服务商申请调整发信通道，或联系收件方解除拉黑。
4. 纠正发信行为：停止大量群发和未经允许的推广发送，否则账号、IP、域名会持续被各种反垃圾组织加黑。
5. 误判申诉：把退信原文提供给收件方的反垃圾管理员，申请排除误判。

标准话术
您好，这个退信说明您的发信 IP 被国际反垃圾组织列入了黑名单。如果是家里或办公室的动态宽带 IP，重启一下路由器换一个 IP 通常就能解决；如果是公司服务器的固定 IP，需要联系收件方解除，这个我帮您转黄工处理。另外建议近期减少批量群发，避免 IP 和域名被持续拉黑。

涉及账号安全或后台数据操作，需转人工处理。　参考来源：网易退信大全

处理步骤

1. 调整内容：删减外链、去掉营销词（免费/限时/最低价/促销）、避免纯图片正文、减少二维码。
2. 控制发送方式：单封收件人不超过 100 人；降低频率；避免短时间内大量相似内容。
3. 请对方加白名单：请收件方把发件账号加入白名单后再试。
4. 误判申诉：把退信原文提供收件方管理员核实。
5. 区分测试：发一封内容极简单的邮件测试——能通说明是内容问题；仍不通说明是 IP 问题（此时回到 Q-04-06）。

标准话术
您好，这个退信是对方判定邮件内容像垃圾邮件。建议您先发一封只有一句话的测试邮件看看能不能通——能通就说明是内容问题，把正文里的外部链接和促销词删减一下再发；如果还是不通，那可能是发信 IP 的问题，我再帮您继续查。

参考来源：网易退信大全；腾讯 20038

处理步骤

1. 这是发件方域名解析缺失或配置错误导致对方拒收，不是邮箱账号问题。
2. 需到域名服务商后台为该域名配置正确的 DNS 记录：
3. SPF（TXT 记录）
4. DKIM（TXT 记录，值需在邮箱后台生成）
5. DMARC（TXT 记录）
6. 具体记录值见 05-域名解析.md。
7. SPF 软硬拒绝的细节：如果报 softfail，可把 SPF 里的 -all 改成 ~all（软拒绝），但这是临时手段，正确做法是把发信 IP 纳入 SPF 列表。
8. 改完解析后需要时间生效，建议等 10 分钟到数小时后重试。

标准话术
您好，这个退信不是您邮箱账号的问题，是域名的解析记录没配好。对方的邮件服务器会校验发件域名的 SPF、DKIM 这几条记录，缺了就会拒收。需要登录域名的管理后台补上这几条解析记录——您把域名告诉我，我帮您核对具体该填什么值。

涉及账号安全或后台数据操作，需转人工处理。　参考来源：腾讯 21587、20046~20049、19817、19647、19820；网易退信大全

处理步骤

1. 说明：QQ 邮箱等对相同发件人域名有分钟/小时/日的发信量限制，超限即临时禁止发信。
2. 限制数值属于收件方的保密数据，不要猜测、不要承诺任何具体数字。
3. 处理方式：暂停发信，降低频率后稍后重试。
4. 若客户是发件域名管理员 → 暂停该域名发信，排查是哪个账号在异常发信。
5. 长期需要大量发送 → 改用专业邮件推送服务。

标准话术
您好，这是因为短时间发信量超过了对方（QQ 邮箱）的限制，属于临时限制，降低频率后过一段时间就能恢复。具体限制的数值对方不对外公开，所以没法给您一个准确的数字。如果是长期需要批量发送，建议用专门的邮件推送服务，不要用企业邮箱账号群发。

参考来源：网易退信大全；腾讯 20038~20042

处理步骤

1. 核对收件域名拼写（客户经常把 company.com 写成 compay.com）。
2. 域名无误 → 问题在对方：请对方域名管理员确认 DNS 是否正常、MX 记录是否生效、域名是否过期。
3. 注意区分方向：报错里 No MX or A records for 我方域名 时，是对方查不到我们的解析 → 我方要检查域名的 MX / A 记录。

标准话术
您好，这个退信是对方域名解析有问题，我们这边查不到对方收信的服务器。麻烦您先核对一下地址里对方域名有没有拼错。如果没拼错，需要请对方确认他们公司的域名解析是否正常、域名有没有过期。

参考来源：网易退信大全

处理步骤

1. 让客户手动重新输入收件地址，不要粘贴（粘贴常带入不可见字符）。
2. 检查是否有全角符号、多余空格、逗号用了中文逗号。
3. 确认无误后重发。

标准话术
您好，这是收件地址格式有问题，常见原因是粘贴地址时带进了空格或者特殊符号。麻烦您把收件人地址手打一遍，注意不要有多余的空格，发件时收件人用英文分号或者逗号分隔。

参考来源：网易退信大全；腾讯 20043

处理步骤

1. 请客户全盘杀毒后重发。
2. 不要发送任何可执行文件（.exe、.bat、.scr 等），压缩包里的可执行文件同样会被拦。
3. 邮件正文里的链接如果被列入 spamrl.com 等黑名单，需更换链接域名。

标准话术
您好，这是对方或者中间环节检测到邮件里有病毒特征。麻烦您先用杀毒软件对电脑做一次全盘扫描，然后重新发送。另外请不要发送 exe、bat 这类可执行文件，压缩包里如果含可执行文件也会被拦截。

参考来源：网易退信大全

标准话术
您好，这个报错是 4 开头的，属于临时性错误——对方服务器当时繁忙或者出了点小故障。您这边不需要改任何设置，过一会儿或者明天重新发送一次就可以了。如果连续几天都是这个报错，您再告诉我，我帮您深查。

参考来源：网易退信大全；腾讯 20038